НОВЫЙ САЙТ ПРПЦ НА NEW.PRPC.RU





Главная / Самое актуальное / Учеба для гражданских активистов / Материалы семинаров

УЧЕБА ДЛЯ ГРАЖДАНСКИХ АКТИВИСТОВ

Главная

Пермская гражданская палата
Учебно-методическая программа "Пришел, научился, победил!"

Семинар "Как работать с властью - пермские правила поведения"

 

ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

Деловая переписка - основа делового общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и т.д. и т.п.

Помните, неправильно, неаккуратно, с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он - чиновник. Это раздражение, естественно, переносится и на автора письма. К такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться. Автор такого письма не вызывает сочувствия. К сожалению, так устроена человеческая психика.

Основные требования, предъявляемые к деловым письмам:

  • письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант - 1-1,5 страницы);
  • письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность);
  • письмо не должно содержать ошибок;
  • особое внимание следует уделять аккуратному оформлению текста, бланка письма, бумаге, конверту;
  • нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма).

    Правильно оформленное письмо - показатель компетентности и серьезности Вашей организации для органов власти и бизнес-организаций. Поэтому при оформлении писем важно соблюдать следующие правила:

  • письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата;
  • необходимо помнить о стандартных полях: (левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм) и не допускать "забегания" букв на поля или даже за поля. Поля - не прихоть, они нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;
  • в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство;
  • необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное - придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль;
  • рекомендуемый шрифт для оформления писем - Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал - 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;
  • важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение 1). Главное - правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;
  • в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. "Копия" для адресата означает более низкий статус, а это адресату неприятно;
  • в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, "Об уплотненной застройке в Ленинском районе…"), для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;
  • текст письма должен начинается с обращения к адресату. При абзацном типе письма - обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству ("Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии ("Уважаемый г-н Иванов!"). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;
  • текст письма состоит из трех частей: первая - причины, основания для обращения; вторая - выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья - заключительная фраза, формулировка вежливости ("С уважением", "С благодарностью" и т.п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;
  • при наличии приложений до подписи пишется слово "Приложения" и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;
  • при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи;
  • внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно - фамилия и телефон;
  • документы, оформленные с помощью компьютера, могут содержать отметку об автоматическом поиске документа, то есть название файла в компьютере;
  • при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше;
  • печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

    Материал подготовлен офис-менеджером
    Пермской гражданской палаты Л.В. Теплых
    на основе ГОСТ 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству
    в федеральных органах исполнительной власти, Инструкции
    по делопроизводству в администрации Пермской области,
    исполнительных органах государственной власти области

    Приложение 1

    При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся и именительном падеже.

    			Министерство культуры 
    			и массовых коммуникаций
    			Российской Федерации
    			Управление делами
    

    При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, инициалы при этом указываются перед фамилией.

    			Генеральному директору
    			АО "Каменный цветок"
    			И.И. Петрову
    

    Реквизит "Адресат" может содержать и почтовый адрес, тогда это оформляется следующим образом:

    			Министерство культуры 
    			и массовых коммуникаций
    			Российской Федерации
    			Китайгородский проезд, д.7, Москва, 109074 
    

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

    			Калинину И.П.
    			ул. Морская, д.7, кв.132
    			г. Магадан, 301264 
    

    Размещено 15.10.2005

     

    Вернуться назад На главную страницу сайта Поиск Добавить в избранное


    [an error occurred while processing this directive]
  •  

     Главная / Самое актуальное / Учеба для гражданских активистов / Материалы семинаров