НОВЫЙ САЙТ ПРПЦ НА NEW.PRPC.RU





Главная / Некоммерческий сектор / Методики и публикации для НКО

Автор методики - офис-менеджер Правозащитного центра и Гражданской палаты Теплых Любовь Владимировна

Документационное обеспечение деятельности некоммерческих организаций

Как и во всех других организациях, правильное оформление документов в НКО имеет немаловажное значение и в том числе от этого зависит успешная деятельность организации.

Большое внимание должно уделяться оформлению писем, поскольку именно они фигурируют в общественном пространстве и именно благодаря им создается мнение об организации.

Письма

Письма делятся на входящие и исходящие. Исходящие письма обязательно оформляются на бланке организации, на бумаге формата А4 (210 Х 297 мм.) или А5 (148 Х 210 мм.) с соблюдением стандартных полей для документов на бланках (левое - 20 мм., правое - 10 мм., верхнее - 15 мм., нижнее - 20 мм). Каждое поле имеет свое функциональное назначение: левое - для подшивки документа в дело, правое - для того, чтобы не стирался текст документа, верхние и нижние поля - для резолюций.

Письма могут оформляться абзацами (отступ от левого края в первой строке абзаца составляет 1,25 см.) или блоками (текст пишется от левого края, один блок от другого отделяется межстрочным пробелом).

Письмо может быть адресовано либо просто в организацию, либо ее структурному подразделению, либо конкретному лицу.

Если письмо адресуется в структурное подразделение без указания должностного лица - адресат пишется и именительном падеже.

Пример:
Администрация Президента
Российской Федерации

Управление делами

Если письмо адресуется конкретному должностному лицу - наименование организации и подразделения пишется в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном. Инициалы пишутся перед фамилией.

Пример:
Министерство образования
Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту
А.И. Петрову

Если письмо адресовано руководителю организации, то название организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову

Если письмо адресуется физическому лицу, сначала указывают инициалы и фамилию получателя, затем - почтовый адрес.

Пример:
И.П. Калинину

ул. Садовая, д.5, кв.12
Киреевский р-н, г. Липки
Тульская обл., 301264

Письма обязательно нумеруются и ставится дата. Рекомендуется указывать тему письма (например, "О написании годового отчета…"). После "шапки" (адресата) и темы письма следует обращение (если к кому-то обращаются в первый раз, рекомендуется писать "Уважаемый г-н Иванов", если завязалась длительная переписка - можно обращаться по имени-отчеству. Если письмо оформлено абзацами - обращение оформляется в середине страницы, если блоками - то с краю. Затем следует сам текст письма, после него следует реквизит "Подпись", в него входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если есть приложения, они указываются перед подписью, пишется слово "Приложения" и нумеруются (если их много), пишется название приложения и количество листов. Иногда бывает, что приложения высылаются в нескольких экземплярах и тогда указывается количество экземпляров каждого приложения. Внизу листа обычно указывается исполнитель и его телефон для того, чтобы адресату можно было быстро найти в организации конкретного человека.

Часто на письмах, оформленных на компьютере, можно увидеть внизу название файла, где хранится этот документ (отметка об автоматическом поиске документа). Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на номер входящего письма.

Кроме обычных писем, можно еще выделить факсовые письма (факсограммы) и электронные сообщения.

Факсограммы печатаются на бумаге формата А4 черным цветом (для лучшего прохождения по телефонной линии), их объем не должен превышать 5 листов (чтобы принимающей стороне не было накладно принимать факсы). Обычно некоммерческие организации оформляют факсограммы аналогично обычным письмам. После того, как факс отправлен, нужно указать время отправления, фамилию и должность принявшего, чтобы в случае необходимости было легко найти этого человека.

Электронные сообщения оформляются так же, как и обычные письма. Отправитель создает сообщение в специальной электронной программе, указывает точный электронный адрес и получателя. Обязательно нужно указывать тему сообщения, чтобы получателю было удобно сортировать входящие письма. Электронные сообщения можно прочитать на экране или вывести на бумагу.

Вся переписка группируется в папки-регистраторы по годам, документ-ответ помещается за документом-запросом. Объем такой папки не должен превышать 250 листов.

Не менее важно правильное оформление телефонограмм.

Телефонограмма - голосовая передача текста по телефону. Указывается полное наименование адресата; сам текст телефонограммы; полное наименование отправителя; фамилию лица, передавшего информацию; номер его телефона; дату и время окончания передачи. Вообще текст телефонограммы напоминает телеграмму.

Пример:
"Начальнику Департамента образования Иванову.
Приглашаем Вас на семинар …
Подписал: директор НКО …
Передала: Иванова, тел. …
6 апреля 9.00"

При получении телефонограммы принявший дословно передает текст лицу, которому он адресован.

Особого внимания заслуживает распорядительная документация. К ней относятся положения, инструкции, приказы, протоколы, планы, отчеты, сметы.

Оформление протокола

Некоммерческое организации часто проводят заседания как членов правления, так и собрания членов организации. Обычно в программных документах организации (Устав, Положение) оговаривается их периодичность. В процессе этих заседаний составляется протокол, в котором описывается сам процесс обсуждения чего-либо (например, переизбрание руководителя) и результат обсуждения. Протокол может выглядеть следующим образом:

Общий вид протокола

ПРОТОКОЛ

Собрания членов ________________________

№ ____ от ______________________________

Место составления

О ______________________________________

Председатель ___________________________
Секретарь ______________________________

Присутствовали: ________________________

Слушали: _______________________________
Постановили: ___________________________

Итоги голосования: _____________________

Председатель: __________________________
Секретарь: _____________________________

Еще один вид распорядительных документов - приказ.

Приказ издает руководитель организации. Все приказы делят на приказы по основной деятельности (об утверждении штатного расписания, выходных днях…) и по личному составу (прием, увольнение, перемещение по службе и другие управленческие процедуры по отношению к работнику).

Общий вид приказа по основной деятельности

Название организации

ПРИКАЗ

"___" _________ № _____

Место составления

Об утверждении штатного расписания 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание __________________ 
   согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа 
   оставляю за собой.

Наименование должности
руководителя          (подпись)       И.О. Фамилия

Прием, увольнение, перемещение по службе, поощрение и другие управленческие процедуры в отношении сотрудников организации оформляются приказами по личному составу.

Общий вид приказа по личному составу

Название организации

ПРИКАЗ

"___" _________ № _____

Место составления

По личному составу 

ПРИНЯТЬ
Иванова Ивана Ивановича на должность _____________ 
с окладом______
Основание: контракт № ___ от_____

С приказом ознакомлен: (личная подпись)       дата  

Наименование должности
руководителя          (подпись)       И.О. Фамилия

Не менее важная тема в управленческой деятельности - трудовые книжки.

Все основные правила ведения трудовых книжек содержит специальная Инструкция "О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях", которая всегда должны быть под рукой секретаря, как и КзоТ. Трудовая книжка - основной документ, фиксирующий этапы трудовой деятельности человека. Она является основным документом, подтверждающим трудовой стаж при начислении пенсии, поэтому ее обязательно следует правильно заполнять.

Книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней. На титульном листе пишутся сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность), этот лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и заверяет печатью организации. Работник также ставит свою подпись на титульном листе. Каждая запись в сведениях о работе нумеруется, записи производятся арабскими цифрами, обязательно указывается должность. Если организация переименовывается, это отмечается в трудовой книжке, но номер записи не ставится. Печать ставится только после увольнения, при приеме на работу не ставится. В последней графе отмечается номер приказа (или иного документа), на основании которого работник принят на работу и дата. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы, она дополняется вкладышем, вкладыш вшивается в трудовую книжку. О каждом вкладыше на титульном листе книжки ставится отметка "Выдан вкладыш" (указывается серия и номер вкладыша).

При увольнении днем увольнения считается последний день работы.

Ведение регистрационных книг в организации

В некоммерческих организациях могут вестись несколько видов регистрационных книг.

Основные - это книги учета исходящей и входящей документации (их образцы приводятся в раздаточных материалах).

Книга учета исходящей документации содержит следующие колонки:

Дата № документа Куда направлен Название и краткое содержание Отметки об исполнении ответного документа Место хранения

В графе "Отметки об исполнении ответного документа" ставится ссылка на тот документ, на который дается ответ или же на тот документ, который является ответом на данное письмо. Место хранения указывается согласно введенной в организации номенклатуре дел, в зависимости от специфики организации.

Входящая документация
Входящий номер и дата ставятся, как правило, в правом нижнем углу. Предварительный просмотр писем, как правило, должен осуществлять ответственный сотрудник организации, имеющий отношение к принятию решений по существу способный правильно распределить корреспонденцию. На дачу ответа, как правило, дается один месяц. Контроль за исполнением документов обычно возлагается на секретаря

Книга учета входящей документации содержит следующие колонки:

Дата поступления № документа Корреспондент Краткое содержание Резолюция Отметки об исполнении ответного документа Место хранения

Графа "Резолюция" отражает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения.

Ведется также книга приказов и распоряжений, она содержит следующие колонки: дата и номер приказа, содержание, кем подписан, место хранения. Может вестись книга учета телефонограмм, она оформляется аналогично обычным книгам исходящий и входящей документации. Могут вестись также книги протоколов, но, в зависимости от направления деятельности могут вестись книги регистрации посетителей, ведения патронажных дел и т.д.

Поскольку документооборот всех организаций, включая и некоммерческие, неизбежно растет, рекомендуется вводить номенклатуру дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Примерный образец номенклатуры дел организации

УТВЕРЖДАЮ
Должность
(подпись) И.О. Фамилия
"__" __________ г.

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню ПРИМЕЧАНИЕ
1 2 3 4 5
Название раздела
1


1-01


1-02
Организация управления

Учредительные документы

Приказы
4 Постоянно  

и т.д.

В заключение можно привести несколько полезных советов, которые могут пригодиться в деятельности организации.

Контракты подшиваются в отдельную папку, в той же папке могут храниться должностные инструкции, которые необходимо разрабатывать каждой организации для того, чтобы каждый сотрудник точно знал сферу своей деятельности.

Как, правило, в некоммерческих организациях личные дела не ведутся, но обязательно должна быть специальная книга по кадрам со всеми паспортными данными, месте жительства сотрудников организации и т.д.

У некоммерческой организации, как и у любой другой, существует своя библиотека, которая содержит литературу, необходимую в деятельности. Составляется список имеющейся литературы (по разделам), на каждой книге ставится печать или штамп организации (это делается для того, чтобы человек, взявший почитать книгу, мог догадаться, откуда она взята и вернуть), ведется специальный журнал, в котором отмечается, кто и когда взял и сдал книгу.

Необходимо также иметь картотеку, которая содержит все необходимые контакты. Во избежание путаницы важно, чтобы все контакты и их изменения фиксировались в одном месте, и чтобы информация была точной и действующей. Обновляются и проверяются все контакты 1-2 раза в месяц.

В организации обязательно должен быть орфографический, энциклопедический словарь, при необходимости, иноязычные словари.

Отдельно нужно сказать о важности оперативных совещаний для того, чтобы работники организации были в курсе деятельности. Ведутся протоколы таких совещаний, по результатам совещаний отдаются распоряжения и приказы работникам.

Данный материал был подготовлен на основе ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями на 21 января 2000 года), методической записки Даниила Мещерякова "Как правильно организовать работу с письмами" и книги М.Ю. Рогожина "Документационное обеспечение управления".

Л.В. Теплых, офис-менеджер
Правозащитного центра и Гражданской палаты

Размещено 16.06.2002

 

Вернуться назад На главную страницу сайта Поиск Добавить в избранное


[an error occurred while processing this directive]

 Главная / Некоммерческий сектор / Методики и публикации для НКО






При использовании материалов с сайта Пермского регионального правозащитного центра ссылка на prpc.ru обязательна.